Ihre Abläufe. Ihre Anforderungen. Eine passende Lösung.
Frag KI Check und KGV Apps sind fertige Produkte. Hier geht es um Anforderungen, die darüber hinausgehen: gewachsene Prozesse, eigene Anwendungen und das sinnvolle Zusammenspiel von KI und vorhandenen Systemen.
Persönlich begleitet von Karsten Wagner, selbstständiger Prozessoptimierer aus Münster, Gründer von Frag KI Check und KGV Apps.
01 / VOM ABLAUF ZUM SYSTEM
Prozesse digitalisieren
Wo Papier, Excel und einzelne Nachrichten den Alltag bestimmen, beginnt die Arbeit am tatsächlichen Ablauf. Gemeinsam ordnen wir Informationen, Zuständigkeiten und Übergaben und entwickeln eine passende digitale Lösung.
- Abläufe und Weitergabe von Informationen aufeinander abstimmen
- Mobile Formulare und Datenerfassung statt unlesbarer oder verlorener Zettel
- Pflichtfelder, Fotos und bei passendem Bedarf Standortangaben gemeinsam festlegen
So kann das in der Praxis aussehen
Eine Kundenanfrage kommt heute auf einem Zettel, per WhatsApp oder in einer Tabelle an. Ein strukturiertes Formular kann die Angaben an einem Ort erfassen und für die Auftragsvorbereitung bereitstellen. Mobile Meldungen – etwa zu Schäden – lassen sich mit Fotos, Pflichtangaben und Zeitstempel dokumentieren und direkt ans Büro übergeben.
02 / PASSEND ZU IHRER ARBEIT
Individuelle Anwendungen entwickeln
Wenn eine Standardlösung Ihre Anforderungen nicht abbildet, entsteht eine Anwendung für den konkreten betrieblichen Bedarf. Die Funktionen orientieren sich an Ihrem Team und dem tatsächlichen Einsatz – nicht an einer möglichst langen Funktionsliste.
- Funktionen aus Ihren realen Anforderungen ableiten
- Übersichtliche Bedienung und eine zum Betrieb passende Gestaltung
- Im Arbeitsalltag erproben und mit dem Team weiterentwickeln
So kann das in der Praxis aussehen
Aufträge, Bearbeitungsstatus, Fotos und Dokumente in einer Anwendung zusammenführen: Das Team sieht die Informationen, die es für den nächsten Arbeitsschritt braucht. Oberfläche und Bedienung werden auf den Betrieb und die Nutzung am Arbeitsplatz oder unterwegs abgestimmt.
03 / INFORMATIONEN SINNVOLL VERBINDEN
KI und Automatisierung einsetzen
KI-Assistenten können wiederkehrende Fragen beantworten und Informationen vor einer persönlichen Bearbeitung sammeln. Automatisierungen verbinden Arbeitsschritte; Schnittstellen verbinden vorhandene Programme. Welche Unterstützung sinnvoll ist, ergibt sich aus Ihrem Prozess und den vorhandenen Systemen.
- KI-Assistenten mit den passenden Informationen für wiederkehrende Anliegen
- Menschliche Zuständigkeit für fachliche Entscheidungen und komplexe Fälle
- Datenübergaben zwischen bestehenden Systemen und automatisierte Abläufe
So kann das in der Praxis aussehen
Ein Assistent beantwortet häufige Fragen anhand bereitgestellter Informationen, erfasst das Anliegen und gibt komplexere Anfragen an die zuständige Person weiter. Eine passende Systemverbindung kann Angaben aus einer Anfrage für Auftrag und Rechnung weitergeben, statt sie mehrfach einzutippen.
VOM BEDARF BIS ZUR EINFÜHRUNG
Gemeinsam in den Arbeitsalltag bringen.
01
Verstehen
Wir schauen auf den tatsächlichen Arbeitsalltag: Wo fehlen Informationen, wo entstehen Rückfragen, welche Anforderungen sind wichtig? Auf Wunsch beginnt das direkt im Betrieb.
02
Strukturieren
Gemeinsam klären wir Verantwortlichkeiten, Übergaben und Nachweise. Daraus ergibt sich, ob ein bestehendes Produkt passt oder eine individuelle Umsetzung sinnvoll ist.
03
Umsetzen und erproben
Die passende Lösung wird entwickelt und im echten Arbeitsalltag getestet. Gemeinsam mit den Menschen, die sie nutzen, prüfen und verbessern wir den Ablauf.
04
Einführen und begleiten
Wir richten die benötigten Bereiche und Verantwortlichkeiten ein und begleiten den Einstieg. Karsten Wagner bleibt Ihr persönlicher Ansprechpartner.
Vier Wochen Praxistest für die individuelle Lösung
Die individuelle Lösung wird in Ihrem echten Arbeitsalltag erprobt. Gemeinsam prüfen wir: Wird sie angenommen? Spart sie Zeit? Macht sie die Arbeit einfacher? Der Praxistest ist Teil des hier beschriebenen individuellen Ansatzes; für die fertigen Produkte gelten die Angaben auf der jeweiligen Produktseite.
Ansatz als PDF herunterladenPersönlich vor Ort: So läuft die Prozessoptimierung in Münster ab.
Vielleicht passt bereits ein fertiges Produkt.
Für betriebliche Checklisten, Aufgaben und Maßnahmen gibt es Frag KI Check. Für die Verwaltung von Kleingartenvereinen gibt es KGV Apps.
Was möchten Sie vereinfachen?
Beschreiben Sie Ihren Ablauf und die Stellen, an denen es heute hakt. Daraus machen wir den nächsten Schritt.
Projekt besprechenFragen zu Ihrem Ablauf? Ich antworte persönlich – ohne Beratersprache.